Il successo di un’Azienda dipende spesso anche dalla qualità e dalle performance dei suoi fornitori.
Nonostante questa semplice considerazione, spesso condivisa dalla maggior parte degli Imprenditori, quasi sempre le Aziende non si dotano di modalità strutturate per selezionare i fornitori e monitorarne le performance nel tempo.
Cosa si intende per “modalità strutturate”? Semplice: definire correttamente i requisiti, avere un metodo per acquisire le informazioni e stabilire dei precisi criteri di valutazione dei fornitori.
Primo passo: definire i requisiti.
Come è noto, la parola “requisito” deriva dalla crasi delle parole latine”res” (cosa) e “quaesita” (richiesta), quindi requisito significa “ciò che è richiesto”. In pratica definire i requisiti significa stabilire le caratteristiche e le capacità che un ipotetico fornitore deve possedere per soddisfare le aspettative dell’Azienda che si accinge ad acquistare i suoi prodotti o servizi.
L’errore più comune che si commette in questo caso è quello di pensare che sia possibile definire requisiti generali validi per ogni tipologia di fornitore. Invece, l’unica possibilità è quella di suddividere i fornitori per categoria (di materia prima, di servizi tecnici, di servizi intellettuali, di prodotti di consumo, ecc.) in modo tale di poter definire per ciascuna di esse pochi ma efficaci requisiti di selezione (prima) e di monitoraggio nel tempo (poi). La cosa più ridicola che mi sia mai capitata di vedere è che tra i requisiti definiti viene citato il “rapporto qualità/prezzo”! Assolutamente insignificante e soprattutto impossibile da valutare oggettivamente perché dipende esclusivamente dalla sensibilità della funzione valutante. Esempi di requisiti oggettivi possono essere la distanza dalla sede aziendale o il numero di passaggi settimanali garantiti (per i fornitori di prodotti di consumo), il possesso di specifiche certificazioni di prodotto (per i fornitori di materia prima o semilavorati), gli anni di esperienza nel proprio campo o nel settore specifico in cui opera l’Azienda (per i fornitori di servizi immateriali), il possesso delle autorizzazioni di legge (per i fornitori di servizi di manutenzione), ecc. ATTENZIONE: in casi specifici il prezzo può essere un requisito.
Secondo passo: stabilire un metodo per acquisire le informazioni.
Questo secondo passaggio non può essere assolutamente considerato scontato perché, in molti casi, determina la capacità dell’ufficio acquisti di garantire costantemente all’Azienda la qualità dei fornitori.
Per acquisire le informazioni che confermino o smentiscano il possesso dei requisiti, i relativi responsabili devono determinare 1) dove cercare le informazioni (CCIAA, sito internet, recensioni ed articoli sui social, invio di questionari autovalutativi ai candidati, ecc.) 2) chi debba essere incaricato del relativo reperimento 3)come fare per valutare la veridicità delle informazioni raccolte 4) ogni quanto tempo o dopo quale tipo di evento aggiornare tali informazioni 5) come strutturare un database condiviso dove queste informazioni possano essere rese fruibili alle diverse funzioni aziendali. Per i fornitori più importanti (c.d. “critici”) il metodo più efficace è quello di svolgere un audit di seconda parte, cioè una verifica presso il fornitore finalizzata a prendere direttamente visione del processo di gestione degli ordini, di produzione dei beni e di gestione della logistica. Il gravissimo errore che in molti compiono è quello di evitare questa modalità perché considerata troppo costosa, senza immaginare quanto gli costerà aver scelto un fornitore non all’altezza.
Terzo passo: avere un criterio per la qualifica iniziale dei fornitori.
Potremmo definire il termine “criterio” come la “capacità di giudicare rettamente”. Infatti senza un criterio predefinito ed uguale per tutti i fornitori della stessa categoria non è possibile esprimere una valutazione sensata ed oggettiva dei candidati. Facciamo un esempio: un candidato deve rispondere a cinque requisiti, quattro essenziali ed uno migliorativo (facoltativo). L’azienda X possiede tre dei quattro requisiti essenziali e quello migliorativo. Domanda: può essere qualificata oppure no? Risposta: dipende!!!! Infatti se questo candidato è l’unico, sarò necessario adattarsi e qualificarlo con richiesta di adeguamento al requisito essenziale mancante entro un dato tempo (qualifica con riserva) entro il quale l’Azienda procederà comunque a cercare altri candidati. Se invece questo candidato è uno dei tre o quattro in possesso dei necessari requisiti, allora si può benissimo escluderlo dalla nostra “vendor list” interna a favore di altri. Appare invece ovvio che per quei fornitori che dovranno presidiare processi chiave o fornire materia prima insostituibile sarò possibile procedere alla relativa qualifica soltanto quando tutti i requisiti saranno pienamente soddisfatti.
Quarto passo: avere un criterio per il mantenimento nel tempo della qualifica dei fornitori.
Il nostro metodo di acquisizione delle informazioni dovrà prevedere anche le modalità con cui verranno monitorate le prestazioni dei fornitori nel tempo (ricordate il secondo passo?). Questa essenziale attività speso viene del tutto banalizzata e resa inutile perché viene applicato a tutti i fornitori, senza nessuna differenza o specifica, un criterio meramente temporale (conferma annuale della qualifica). Non è difficile comprendere che questa tipologia di monitoraggio sia del tutto inutile e costituisca unicamente un adempimento amministrativo (per non dire burocratico) che avrà come unico risultato quello di far perdere tempo a qualcuno. Se invece si definiscono gli intervalli di monitoraggio in base alla frequenza delle forniture o in base alla qualità di quelle già erogate, l’attività di monitoraggio risulterà più oggettiva e maggiormente utile. Esattamente come per la qualifica iniziale, anche per il monitoraggio delle prestazioni deve essere definito un criterio di conferma del tipo: se almeno il xx% delle forniture consegnate nell’ultimo semestre è risultato conforme alle specifiche al fornitore può essere confermata la qualifica e si può continuare ad inviare ordini di acquisto. Ulteriori elementi da tener presente per il rinnovo delle qualifiche potrebbero anche essere 1) modifiche all’organizzazione del fornitore (prima era una micro impresa con 8 dipendenti ma ora è cresciuto ed ha 30 dipendenti. Siamo sicuri che riuscirà a rispondere alle nostre richieste con la consueta velocità e flessibilità?), 2) cambio di sede o di magazzino (prima era a 30 km da noi mentre adesso è a 60 km da noi. Riuscirà a rispettare gli orari di consegna?), 3) scadenza delle autorizzazioni di legge o delle certificazioni di prodotto.
In sintesi: scegliere i fornitori in base a requisiti adeguati utilizzando un metodo definito per la raccolta delle informazioni ed un criterio oggettivo per la qualifica mette l’Azienda al riparo da prestazioni scadenti che potrebbero compromettere il buon esito delle relazioni con i propri Clienti.
