Quando viene pubblicata una nuova edizione di una norma di accreditamento, la tentazione è spesso quella di partire subito dalla revisione dei documenti: manuale, procedure, modulistica, riferimenti normativi…
Questi elementi andranno certamente aggiornati, ma la transizione alla UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2026 non dovrebbe essere affrontata come un semplice adeguamento formale. La nuova edizione chiede agli Organismi di Ispezione di rileggere il proprio sistema di gestione, verificando se le scelte organizzative, tecniche e operative siano davvero coerenti con il modo in cui l’Organismo lavora e con le attività ispettive effettivamente svolte.
La norma conferma il ruolo degli Organismi di Ispezione come soggetti chiamati a produrre risultati affidabili, fondati sulla competenza tecnica, sull’imparzialità e sulla coerenza di comportamento. Cambia però il modo in cui alcuni requisiti devono essere interpretati, dimostrati e tradotti nella gestione quotidiana.
Imparzialità e indipendenza: una distinzione da rileggere con attenzione
Uno degli aspetti più significativi riguarda la distinzione tra imparzialità e indipendenza.
L’imparzialità resta un requisito trasversale: ogni Organismo di Ispezione deve garantire che le proprie attività siano svolte senza condizionamenti indebiti e senza pressioni commerciali, finanziarie, organizzative o di altro tipo.
L’indipendenza, invece, viene ricondotta alla struttura organizzativa e alle condizioni nelle quali l’Organismo svolge le proprie attività. La nuova classificazione distingue tra Organismi di tipo A e Organismi di tipo non A, superando la precedente articolazione in tipo A, B e C.
Per un OdI già accreditato, questo passaggio non dovrebbe essere sottovalutato. Non basta aggiornare la classificazione nei documenti: occorre verificare se l’analisi delle minacce all’imparzialità sia ancora adeguata, se prenda in considerazione tutte le condizioni che potrebbero incidere, anche indirettamente, sull’obiettività dell’ispezione e se le misure adottate siano realmente efficaci.
Oggetto dell’ispezione e controllo delle informazioni
Un secondo elemento riguarda il concetto di “elemento” oggetto di ispezione. La norma utilizza un termine ampio, che può comprendere prodotti, processi, servizi, impianti, luoghi, strutture, materiali, fasi progettuali o insiemi di elementi. Questo aspetto incide sul modo in cui l’Organismo definisce lo scopo dell’ispezione, riesamina le richieste del cliente, identifica i requisiti applicabili e redige il rapporto finale. Più l’oggetto dell’ispezione è definito con chiarezza, minore è il rischio di ambiguità nella conduzione dell’attività e nella formulazione dei risultati.
Un altro tema oggi particolarmente rilevante è il controllo dei dati e delle informazioni. Le ispezioni si svolgono sempre più spesso con il supporto di software, strumenti digitali, fotografie, elaborazioni, piattaforme documentali, strumenti di misura connessi e, in alcuni casi, modalità da remoto.
In questo contesto, l’Organismo deve poter dimostrare che le informazioni utilizzate e prodotte durante l’attività ispettiva siano integre, protette, rintracciabili e gestite in modo affidabile. Non basta avere dati disponibili: occorre sapere come vengono raccolti, controllati, conservati e utilizzati.
Riesame di richieste, offerte e contratti
Il riesame delle richieste, delle offerte e dei contratti assume un ruolo centrale. È il processo attraverso il quale l’Organismo verifica, prima di accettare l’incarico, se l’ispezione sia definita in modo chiaro, se l’elemento da ispezionare sia correttamente identificato, se i requisiti siano comprensibili e se l’Organismo disponga di competenze, risorse e metodi adeguati.
Questo punto è particolarmente importante perché molte criticità operative nascono proprio da un riesame iniziale debole, quali, ad esempio, l’oggetto dell’ispezione non sufficientemente definito, i requisiti incompleti, i limiti non chiariti, le competenze non correttamente valutate, le aspettative del cliente non allineate al campo di applicazione dell’ispezione.
Per questo il riesame contrattuale non dovrebbe essere vissuto come un passaggio amministrativo, ma come uno dei principali strumenti di prevenzione degli errori e di tutela dell’affidabilità dell’attività ispettiva.
Competenze, direzione tecnica, risorse e fornitori esterni
La competenza del personale resta uno dei pilastri della norma. L’Organismo deve definire i requisiti di competenza, autorizzare il personale, monitorarne le prestazioni e assicurare un aggiornamento adeguato rispetto alle attività svolte.
Con la nuova edizione, questo tema deve essere letto in collegamento con la maggiore ampiezza degli oggetti ispezionabili, con la complessità degli schemi, con l’uso delle tecnologie e con l’approccio basato sul rischio.
Non basta dimostrare che un ispettore abbia esperienza generale: occorre verificare che le competenze siano coerenti con il settore, il metodo, lo strumento utilizzato e il livello di responsabilità assegnato.
La nuova impostazione sulla direzione tecnica è uno dei passaggi organizzativi da non trascurare: non si ragiona più solo in termini di singola figura nominata, ma di funzione tecnica con autorità, responsabilità e competenze definite. In questa prospettiva assume particolare rilievo il passaggio dal riferimento al Direttore Tecnico alla definizione di una Direzione tecnica. Non è solo una modifica terminologica: significa chiedere all’Organismo di descrivere in modo più chiaro come viene garantito il presidio tecnico delle attività ispettive, chi esercita le relative responsabilità, quali competenze sono richieste e come viene assicurata la continuità del controllo tecnico.
Il fatto che non sia più obbligatorio prevedere un Sostituto del Responsabile Tecnico non elimina il tema della continuità operativa. Al contrario, lascia all’Organismo la responsabilità di stabilire come gestire l’assenza o l’indisponibilità delle figure tecniche chiave, evitando che la maggiore flessibilità si traduca in incertezza organizzativa.
Lo stesso principio vale per i prodotti e servizi forniti dall’esterno. Quando l’Organismo si avvale di supporti esterni che possono incidere sui risultati ispettivi, deve poter dimostrare che tali risorse siano qualificate, controllate e inserite in un sistema di responsabilità chiaro.
Responsabilità e coperture: rileggere anche il profilo di rischio
Tra gli aspetti da rivedere nella transizione rientra anche la valutazione delle responsabilità derivanti dalle attività ispettive e delle relative coperture. Non si tratta solo di verificare l’esistenza di una polizza assicurativa, ma di capire se il livello di copertura sia coerente con i rischi effettivamente associati alle attività svolte, tornando all’importanza della rilettura dell’organizzazione aziendale: settori ispettivi, volumi di attività, complessità tecnica, ambiti regolamentati, ricorso a fornitori esterni, responsabilità del personale e modalità di esecuzione delle ispezioni possono modificare il profilo di rischio dell’Organismo.
Per questo motivo, la transizione può essere l’occasione per riesaminare il rapporto tra attività dichiarate, responsabilità potenziali e misure di copertura adottate, evitando che l’assicurazione resti un requisito amministrativo scollegato dalla reale esposizione dell’Organismo.
Rischi e opportunità: uno strumento di governo del sistema
Un altro elemento da valorizzare nella transizione alla UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2026 riguarda l’approccio basato su rischi e opportunità.
Per un Organismo di Ispezione, questo significa integrare la valutazione dei rischi nei processi che incidono sull’affidabilità delle attività ispettive, non limitarla alla sola imparzialità o all’indipendenza.
Allo stesso tempo, il riferimento alle opportunità consente di superare una logica solo difensiva. La transizione può diventare l’occasione per semplificare procedure ridondanti, rafforzare la tracciabilità delle decisioni, migliorare il riesame contrattuale, rendere più efficace il monitoraggio delle competenze, aumentare il controllo sulle informazioni utilizzate nelle ispezioni e rendere più chiaro il presidio delle responsabilità tecniche e organizzative.
In questa prospettiva, la gestione di rischi e opportunità non dovrebbe essere un documento isolato, ma uno strumento di direzione e controllo, che aiuta l’Organismo a capire dove concentrare attenzione, risorse e verifiche.
Una transizione da gestire in modo progressivo e consapevole
La transizione alla UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2026 dovrebbe partire da una domanda semplice, ma impegnativa: il nostro sistema è ancora proporzionato, efficace e aderente alla realtà operativa?
Per rispondere a questa domanda il lavoro di adeguamento dovrebbe coinvolgere non solo il responsabile del sistema, ma anche la direzione, la direzione tecnica, il personale che gestisce il rapporto con il cliente, gli ispettori e le figure coinvolte nel controllo delle informazioni.
L’obiettivo non è solo arrivare preparati alla verifica dell’Organismo di accreditamento, ma utilizzare la transizione per rendere il sistema più coerente con l’operatività quotidiana e più efficace nel garantire affidabilità e imparzialità delle attività ispettive.
